Proses penyediaan transkripsi adalah merupakan satu proses yang jarang dilakukan di Malaysia. Ia sering dikaitkan dengan sejarah penceritaan (oral history) dan arkib. Proses yang dinamakan pentranskripsian (transcribing) ini secara mudahnya boleh ditakrifkan sebagai menukar atau menyalin rakaman perkataan ke dalam bentuk yang boleh dicetak, atau dengan kata lain, ia adalah merupakan satu proses dimana segala maklumat dalam bentuk audiovisual ditukar dan didokumentasikan dalam bentuk teks, dan ia melibatkan ucapan, dialog, temuramah dan wawancara.
Kebiasaannya ia dijalankan bagi tujuan pengarkiban dan penyimpanan maklumat-maklumat penting berkaitan dengan sejarah sesuatu kawasan, penceritaan sejarah-sejarah lama, pengalaman-pengalaman orang-orang tertentu pada zaman tertentu, mesyuarat-mesyuarat penting, perjumpaan-perjumpaan orang-orang kenamaan dan sebagainya, yang tersedia dalam bentuk audiovisual yang mana kemudiannya didokumentasikan dalam bentuk teks (oral documentation).
Berdasarkan pengamatan penulis di Malaysia, perkhidmatan yang melibatkan pentranskripsian ini adalah amat jarang disediakan oleh perpustakaan dan arkib. Ini adalah kerana, menurut pengalaman penulis, proses penyediaan sesebuah transkripsi memerlukan luang masa yang lama. Mereka yang kurang mahir memerlukan 8 – 10 jam bagi menyediakan satu transkrip, manakala bagi mereka yang mahir dan berpengalaman pula memerlukan 4 – 5 jam.
Ia juga memerlukan ketelitian yang mendalam bagi memastikan transkripsi yang disediakan benar-benar bermutu dan berkualiti. Selain dari itu, mereka yang menyediakan transkripsi atau jurutranskrip (transcriber) perlu memiliki kemahiran yang baik dalam mendokumentasikan sesebuah audiovisual supaya hasilnya benar-benar memenuhi kriteria dan berupaya menyampaikan intipati sesebuah ucapan, dialog, dan wawancara dalam sesebuah koleksi. Ini adalah kerana sesebuah transkripsi itu umpama salinan asal kepada audiovisual ucapan, yang mana perbezaannya hanyalah dari segi bentuk sahaja.
Kenapa pentranskripsian?
1- Meluaskan koleksi sedia ada
2- Menyediakan kemudahan kepada pengguna
3- Memanjangkan jangka hayat sesebuah koleksi
4- Sumber ganti bagi koleksi audiovisual
5- Kebanyakan pengguna gemar kepada maklumat berbentuk dokumen berbanding audiovisual
Kaedah-kaedah pentranskripsian
Terdapat pelbagai kaedah yang diguna pakai oleh jurutranskrip dalam menyediakan transkripsi. Namun demikian, ia bergantung kepada polisi sesebuah Perpustakaan/organisasi yang menyediakan transkripsi kepada pengguna. Secara umumnya penulis senaraikan beberapa kaedah yang digunapakai berdasarkan pengalaman penulis:
- Dengar selama 10 minit sebelum memulakan kerja transkripsi. Ini bagi membiasakan cara percakapan dan gaya bahasa orang yang berucap di dalam audiovisual yang ditranskrip.
- Taip perkataan-perkataan yang didengar sebagaimana ia disebut. Ini bagi mengekalkan keaslian sesebuah transkripsi.
- Taip perkataan dengan kemas bagi memudahkan pengguna membaca transkripsi yang disediakan.
- Tanda seperti tanda berhenti, tanda tanya dan sebagainya hendaklah disertakan dengan tepat seperti mana perkataan disebut di dalam audiovisual ucapan. Tidak dibenarkan menukar aturan perkataan.
- Buka perenggan baru setiap kali tajuk atau topik perbincangan bertukar. Sekiranya perenggan dalam ucapan terlalu panjang, pecahkan kepada perenggan yang kecil bagi memudahkan pembacaan pengguna.
- Periksa kata nama khas bagi seseorang/sesebuah organisasi. Buat penyelidikan bagi memastikan maklumat yang diberi adalah tepat.
- Dokumen hendaklah disediakan secara kata demi kata (verbatim). Ini bermakna setiap perkataan dan bunyi yang memberi maksud tertentu hendaklah ditranskripsi sebaik mungkin. Ini bertujuan bagi mengekalkan ketepatan maklumat yang disampaikan.
- Simbol-simbol khas hendaklah digunakan bagi menyampaikan maksud-maksud tertentu kepada pengguna. Contoh:
- Tanda koma ( , ) – perkataan berulang
- Tanda [ ] – menunjukkan perkataan yang betul untuk perkataan yang salah disebut
- Tanda ( -, ) – perkataan yang tidak habis disebut, dan berulang-ulang
- Tanda ( ?....? ) – Perkataan yang tidak pasti
- Tanda ( …… ) – Perkataan yang kabur, tidak dapat didengar oleh jurutranskrip
Dokumen yang ditranskrip selalunya disimpan dalam bentuk salinan keras (hard copy). Walau bagaimanapun ia terpulang kepada perpustakaan/organisasi sama ada menyediakan salinan keras atau salinan lembut (soft copy), dan ini bergantung kepada format dan piawaian sesebuah perpustakaan atau organisasi.
